Firma digital en recursos humanos: boletas, contratos y más

Recursos humanos es una de las áreas que más papel mueve: boletas cada mes, contratos, CTS, constancias. Imprimir, firmar, entregar y archivar todo eso cuesta horas de trabajo, envíos y espacio.

Qué dice la norma

• La Ley N.° 27269 regula la firma digital y le da la misma validez que a la firma manuscrita.
• El Decreto Legislativo N.° 1310 (2016) permite entregar boletas de pago y otros documentos laborales por medios digitales, firmados digitalmente por el empleador.
• La firma electrónica, por ejemplo con verificación facial o con un código, también es aceptada por la ley peruana. La diferencia con la firma digital está en la carga de la prueba: se respalda con las evidencias que guarda la plataforma.

Qué documentos puedes firmar

• Boletas de pago, cada mes.
• Documentos laborales: CTS, utilidades, renta de quinta categoría y liquidaciones.
• Contratos laborales y sus adendas.
• Comunicaciones internas: memorandos, políticas y constancias.

Cómo firma cada uno

• La empresa firma con su certificado digital de persona jurídica, que puede aplicarse a cientos de boletas a la vez.
• El colaborador puede firmar con su DNI electrónico o su certificado digital, o con firma electrónica: verificación facial o un código que le llega al celular.

Entrega con constancia

Firmar es la mitad del proceso. La otra mitad es probar que el documento llegó. Con las notificaciones electrónicas de eFILE, cada envío registra cuándo se envió, por qué canal, cuándo se entregó y cuándo se abrió. Esa constancia es útil, por ejemplo, ante una inspección de SUNAFIL.

Lo que gana cada uno

• La empresa: menos horas en imprimir y repartir, menos costos de envío y archivo, y documentos que se encuentran en segundos.
• El colaborador: recibe sus documentos al instante y los tiene a mano, incluso después de dejar la empresa.

Cómo empezar

1. Elige los documentos con más volumen, normalmente las boletas.
2. Define cómo firmará cada parte: firma digital o firma electrónica.
3. Conecta eFILE con tu sistema de planillas para enviar los documentos de forma automática.

¿Quieres verlo con tus documentos? Solicita una demo de eFILE.