Con la evolución de las tecnologías de información y expansión de la firma digital en Perú existen nuevas facilidades para las organizaciones usando la firma digital, en este post explicaremos el uso en el área de recursos humanos.
Iniciamos con un poco del marco legal y su historia
En América latina el tema de la firma digital inició aproximadamente por el año 1998, donde en el MERCOSUR se impulsó que sus participantes creen legislación relacionada a la firma digital. Perú publicó la primera versión de la ley de firmas y certificados digitales el año 2000 y su reglamento en el año 2008. Y desde entonces hasta ahora se ha venido actualizando la legislación peruana permitiendo optimizar procesos internos en las instituciones públicas y privadas.
En el año 2016 se publicó el Decreto legislativo 1310, que simplifican procedimientos administrativos en las organizaciones públicas o privadas, permitiendo la firma digital de cualquier documento dentro de la organización.
La firma digital en la gestión de los recursos humanos
En la actualidad existen algunos procesos manuales en el área de recursos humanos que restan productividad y eficiencia en la gestión de sus documentos, generando costos monetarios ocultos de horas de personal, logística y almacenamiento.
Actualmente las organizaciones pueden disminuir estos costos usando procedimientos basados en firma digital, por sobre el ineficiente e inseguro manejo del papel que mes a mes restan mucho más que un día de trabajo a nuestros profesionales de recursos humanos
La transformación digital
La tecnología apoyada de la legislación vigente y la firma digital, son los pilares de esta transformación. Pasando de la gestión en papel a la gestión digital de documentos; la firma manual a la firma digital y lo más importante manteniendo el valor legal e integridad de los documentos electrónicos.
Llegó el momento para la revolución digital en su organización. ¡La clave es la Firma Digital!, la tecnología la tenemos al alcance de la mano, y ya las empresas entienden que acompañado al beneficio económico que produce este cambio hay muchos beneficios para todos los que intervienen en el ciclo de un documento, trabajadores, auditorias (En la entrega de documentos laborales revisadas por SUNAFIL), etc.
¿Pero qué procesos puedo optimizar?
Sabiendo que nuestros documentos electrónicos tendrán valor legal y serán aceptados por los entes supervisores (SUNAFIL), podemos un listado de algunos procesos:
- Entrega de boletas de pago a trabajadores.
- Entrega de otros documentos laborales (CTS, renta de 5ta, utilidades, liquidación.)
- Firma de contratos con colaboradores (para los trabajadores que tengan DNI electrónico)
- Firma de documentos internos de gerencia.
Donde el beneficio también es para los trabajadores ya que podrán mantener sus documentos sin traspapelarlos hasta luego de culminar la relación laboral.
eFILE, una plataforma al servicio de la gestión de RRHH.
A su disposición ponemos nuestro sistema de que permite la firma digital de los documentos generados en el área de RRHH y enviándolo a cada trabajador, dejando un rastro electrónico de cada envío. Para poder brindar servicios basados en firma digital hemos pasado un proceso de acreditación ante la autoridad administrativa competente (INDECOPI) a finales del 2018 que llevó una serie de auditorías y revisiones de nuestro software.
Todos nuestros productos y servicios son de fácil integración y adaptación para las organizaciones y software de terceros haciendo una implementación simple, convirtiéndose en un aliado importante de las oficinas de recursos humanos al momento de optar por un cambio digital.
